Những phần mềm quản lý in ấn tốt nhất cho doanh nghiệp
in ấn là một nhu cầu cần thiết trong công việc của chúng ta, và bất cứ doanh nghiệp nào làm việc thì đều cần sử dụng máy in, máy phô tô để in ấn tài liệu văn bản.
Thông thường đối với công ty nhỏ việc in ấn chúng ta sẽ không quản lý, mỗi người được kết nối và in tự dọ. Tuy nhiên với doanh nghiệp có yêu cầu khắt khe với việc in ấn của người dùng thì cần phải quản lý.
Vậy làm sao để quản lý việc sử dụng máy in của ngươì dùng như ai được phép in, ai bị cấm, thống kê số lượng bản in, copy của mỗi user,.. và đặc biệt hơn với các doanh nghiệp chú trọng đến vấn đề thất thoát dữ liệu, phòng chống rủi ro thì cần phải giám sát được user in cái gì.
Để quản lý việc in ấn chúng ta sẽ dựng một printer server, ngoài ra các máy in, máy photocopy đời mới hiện nay đều có chứng năng quản lý và giám sát việc in ấn. Tuy nhiên nếu bạn sử dụng máy in không có chức năng giám sát, hay chưa có đầy đủ các tính năng mà doanh nghiệp mong muốn thì chúng ta có thể sử dụng những phần mềm quản lý in ấn dưới đây
1 Print Manager Plus
Print Manager Plus® 9.0 là phần mềm quản lý in ấn. Nó xác định lại cách quản lý in bằng cách cung cấp cho doanh nghiệp quyền kiểm soát, quyền truy cập và hiểu biết chưa từng có về in ấn của họ. Được hoàn thiện qua nhiều thập kỷ sử dụng trong các tổ chức trên toàn thế giới, giải pháp phần mềm tiên tiến đại diện cho sự hỗ trợ và công nghệ tốt nhất nhằm giảm chi phí, cắt giảm lãng phí và cung cấp thông tin in ấn lớn hơn.
Print Manager Plus giúp doanh nghiệp
- Cắt giảm chi phí in ấn (ước tính 1-3% tổng chi phí dành cho việc in ấn của doanh nghiệp)
- Giảm ngay chất thải in ấn
- Giảm tổng chi phí cho cơ sở hạ tầng CNTT
- Tiết kiệm nhân viên CNTT và thời gian sử dụng
- Hỗ trợ các tổ chức tuân thủ các quy định như HIPAA, Sarbanes-Oxley và đạo luật bảo vệ dữ liệu Data Protection Act intelligence.
Các tính năng chính:
- Giám sát trực tiếp theo thời gian thực (Live Auditing)
- Theo dõi hạn ngạch và ngân sách in (Quota and Budget Tracking)
- Hạn chế và thiết lập quy tắc in (Restrictions and Rule Setting)
- Báo cáo và lập kế hoạch dựa trên web (Web-based Reporting and Scheduling)
- Trạm phát hành với tùy chọn thanh toán (Release Station with Payment Options)
- In di động qua Cloud (Mobile Printing via Cloud)
- Giải pháp thanh toán cho khách hàng và dự án (Client and Project Billing)
- Báo cáo tác động môi trường (Client and Project Billing)
2 PaperCut
PaperCut NG/MF là là phần mềm quản lý máy in giúp bạn dễ dàng để tự động giám sát và quản lý máy in, copy, scan, và nhân viên sử dụng trong tổ chức của mình, cho phép bạn kiểm soát chi phí và tác động môi trường.
PaperCut NG/MF là giải pháp quản lý việc in ấn và phát hành nội bộ một cách tập trung, mọi nơi, mọi lúc bằng việc kiểm tra & kiểm soát các công việc in trên máy chủ in (printer server) và phân tích chúng, áp dụng các quy tắc quản lý đã thiết lập để thực thi các chính sách in của bạn thống nhất trong tổ chức của mình.
- Kiểm soát chi phí một cách đơn giản bằng tài khoản người dùng (user account), hóa đơn (bill) hoặc tính phí cho mỗi bản sao, in, quét và fax
- Quản lý máy in và người dùng máy photocopy từ giao diện web được sắp xếp hợp lý
- Báo cáo sử dụng và chi phí trên mỗi trang, theo người dùng, thiết bị và chức năng
- Truy cập thiết bị thông qua đăng nhập, mã tài khoản hoặc ID / thẻ truy cập
- Thực thi sử dụng có trách nhiệm bằng cách sử dụng các quy tắc, giới hạn và tự động hóa
Các tính năng chính:
- Theo dõi việc in ấn của user ( in gì, số lượng,…)
- Thay đổi hành vi người dùng
- Tăng cường bảo mật tài liệu
- Đơn giản hóa việc in ấn di động và BYOD
- Theo dõi mọi hoạt động (Ngoài việc quản lý máy in giống phiên bản PaperCut NG, PaperCut MF còn quản lý cả máy photocopy, máy quét (scanner) và fax)
- Tính năng in “Find-Me Printing”
- Phát hành in an toàn
- Quản trị tập trung, quản lý dễ dàng
3 PrinterLogic
PrinterLogic là một ứng dụng web tại cơ sở giúp đơn giản hóa việc quản lý, di chuyển và cung cấp máy in. Hàng ngàn doanh nghiệp sử dụng nền tảng quản lý trình điều khiển và máy in của PrinterLogic để cung cấp dịch vụ in di động Mobile, Pull và Virtual printing, đồng thời loại bỏ các máy chủ in và cung cấp một cổng thông tin tự phục vụ cho phép người dùng cuối cài đặt máy in của riêng họ.
- Không cần phải đầu tư máy chủ in Print Servers
- Quản lý việc in ấn trong doanh nghiệp (Print management), giúp tiết kiệm giấy, bảo vệ môi trường
- Chế độ in kéo – Pull Printing
- Cho phép in di động (Mobile printing)
Các tính năng chính:
- Không cần máy chủ in (Eliminating Print Servers)
- Quản lý tập trung IP in trực tiếp
- Cổng thiết lập cài đặt tự phục vụ Self-Service Installation Portal
- Chỉnh sửa hàng loạt / Tạo / Quản lý máy in
- Triển khai máy in tự động
- Quản lý profile của driver máy in (Printer Driver Profile Management)
- Quản lý và chuyển hướng cổng (Port Management and Redirection)
- Báo cáo và kiểm tra về việc in ấn trong doanh nghiệp (Print Job Auditing and Reporting)
- Giám sát và cảnh báo các thiết bị SNMP (SNMP Monitoring and Alerts)
- Kiểm soát truy cập dựa trên vai trò (Role-Based Access Control)
- Chế độ in kéo (Pull Printing)
- In ấn di động (Mobile Printing)
- Hỗ trợ phiên Citrix / VMware / VDI
4 ObjectPrint Cloud
ObjectPrint Cloud là một ứng dụng web thông minh thế hệ tiếp theo có chức năng điều chỉnh, quản lý và hạn chế các hoạt động in ấn trong các tổ chức.
ObjectPrint Cloud có thể hỗ trợ doanh nghiệp của bạn giảm thiểu chi phí giấy và cuối cùng là tiêu thụ năng lượng tổng thể thông qua việc tích hợp Quản lý in và CNTT xanh (Green IT and Print Management) bằng cách cung cấp một giải pháp phần mềm hiệu quả trong việc tiết kiệm tài nguyên thiên nhiên của in ấn toàn cầu. Hơn nữa, nó cũng giải quyết vấn đề làm đau đầu việc quản lý nhiều máy chủ in trong các tổ chức lớn.
- Theo dõi và kiểm soát tất cả các hoạt động in bằng cách thiết lập chính sách in với việc ban hành các hạn ngạch (quota) và hạn chế (restrict)
- Truy cập HTTPS an toàn
- Không giới hạn số lượng người dùng, máy in, máy tính và máy chủ in
- Công cụ cơ sở dữ liệu hiệu suất cao
- Báo cáo và biểu đồ nâng cao
- Lưu tài liệu in dưới dạng hình ảnh
- Thẻ in trả trước (Prepaid print cards)
- Giám sát các bản in mạng với SNMP (mức cung cấp và trạng thái)
- Dịch vụ thông báo
Các tính năng chính:
- Theo dõi tất cả các hoạt động in ấn
- Truy cập dựa trên web
- Kiểm soát máy in, người dùng, máy tính và nhóm với hạn ngạch và hạn chế
- Dịch vụ cho người dùng
- Báo cáo và biểu đồ nâng cao
5 GreenPrint
GreenPrint là phần mềm quản lý việc in ấn trong các doanh nghiệp mạnh mẽ, giúp bạn tiết kiệm thời gian, tiền bạc và loại bỏ lãng phí.
GreenPrint cung cấp một bộ giải pháp phần mềm giúp giảm đáng kể sự phức tạp trong việc cân đối giữa các phòng ban và người dùng có thói quen và nhu cầu in ấn khác nhau, cùng với khả năng của thiết bị và các profile chi phí khác nhau.
Chúng giúp bạn giải quyết các chi phí in ấn bằng cách tiếp cận theo từng giai đoạn, phù hợp và có thể đo lường được cho mọi bộ phận trong tổ chức của bạn.